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20 dicas para enviar e/ou receber bem um e-mail

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20 dicas para enviar e/ou responder bem e-mails

Adaptação dos RFC (Request For Comments) 1855 – FYI (For Your Information) 28 e RFC 2635 – FYI 35

www.rfc-editor.org

 


01. Seja conservador quando se trata de enviar e-mails e liberal na hora de receber. Você não deve ficar surpreso se for provocado e é prudente não responder a provocação.

02. É importantíssimo ler todo o e-mail antes de respondê-lo. Às vezes as pessoas escrevem várias coisas sobre vários assuntos, mas na verdade, só querem mesmo solucionar uma dúvida ou obter um esclarecimento, sendo assim ler com atenção todo o e-mail antes de respondê-lo ajudará você a fazê-lo da melhor forma possível.

03. Torne as coisas fáceis para o seu interlocutor. Inclua na mensagem informações importantes, como por exemplo, seus nomes completos, quem é você na empresa e formas de contatar você, sejam por e-mail, ou de outros modos possíveis. Faça uma assinatura de e-mail caso necessário.

04. Seja extremamente cuidadoso quando for endereçar um e-mail. Tenha certeza de que está escrevendo ou respondendo para a pessoa certa e não para uma pessoa, ou um grupo de pessoas que não deveriam estar recebendo aquela mensagem.

05. Não envie cópias de mensagens para outras pessoas sem a autorização de quem lhe enviou a mensagem original e das pessoas para quem você pretende enviá-la.

06. Nunca envie “corrente” por e-mail. Piadas, estórias, histórias, notícias, fotografias, imagens de qualquer natureza e qualquer outra coisa somente com a expressa autorização de quem vai receber esse tipo de mensagem, ou quando solicitado.

07. Lembre-se que a pessoa para quem você está escrevendo ou respondendo pode estar em qualquer lugar do mundo, portanto nunca envie mensagens que necessitam de resposta imediata, aqui no Brasil pode ser hora do almoço, mas do outro lado do globo é hora de dormir.

08. Seja breve e objetivo, escreva somente informações relevantes para a pessoa que vai receber a sua mensagem, evite discursos demasiadamente longos, mas nunca tente resumir tudo em “uma ou duas” palavras. Tenha em mente que algumas pessoas pagam a conta de Internet pelo tempo que ficam conectadas, ou seja, mensagem maior implica em um tempo maior conectado para recebê-la.

09. Saiba quem pode te ajudar a responder alguma pergunta, saiba sempre a localização e a forma de entrar em contato com essas pessoas. Lembre-se sempre que elas estão ajudando e não fazendo apenas nada mais que sua obrigação, assim como você deve ser educado em escrever sua mensagem seja educado com essas pessoas também.

10. Caso receba algo que lhe pareça imoral ou ilegal informe imediatamente as pessoas responsáveis pela sua seção ou serviço e jamais retransmita, seja para quem for, essa mensagem antes de receber orientações explícitas de como proceder.

11. Lembre-se que do outro lado, quem vai receber a sua mensagem, há um ser humano com cultura, linguagem, e humor diferentes dos seus. Sempre verifique o formato de data, medidas, e idiomas antes de enviar uma mensagem, certifique-se de o que você está enviando é válido e vai ajudar quem está recebendo. Evite veementemente usar sarcasmo.

12. Use as regras gramaticais do português quando escrever, não tente criar uma linguagem própria. Primeiras letras em maiúsculo, as demais em minúsculo. Use pontuação corretamente. Em caso de dúvida recorra ao dicionário.

13. Evite responder um e-mail quando estiver demasiadamente irritado, decepcionando, triste, alegre ou constrangido. Seu estado de humor irá influenciar e será refletido diretamente na mensagem, o que pode não ser agradável para seu interlocutor.

14. Ao responder uma mensagem inclua o texto original enviado para você, porém apague, sempre que possível todo o material irrelevante do texto original.

15. Coloque no assunto da mensagem algo que reflita o seu real conteúdo.

16. Assim como cartas comuns podem não ser totalmente invioláveis e-mails também não são totalmente garantidos, na dúvida aplique o senso comum e verifique pessoalmente saber se a mensagem é realmente válida.

17. Se você achar que a mensagem é extremamente importante responda-a imediatamente, mesmo que seja para informar que você a recebeu e tomará as devidas providências e depois avisará quando estiver tudo pronto.

18. A racionalidade de uma mensagem depende do seu relacionamento com a pessoa que é seu interlocutor e do contexto das mensagens. Seja prudente, a regra aprendida com alguma troca de mensagem em particular não valem para todo mundo. Seja cuidadoso quando usar acrônimos e gírias.

19. Os custos de uma mensagem enviada por você, invariavelmente, são pagos por quem enviou e por quem vai receber, diferentemente das cartas comuns, telefone, rádio ou televisão. Mandar ou receber e-mails custa em vários níveis, como por exemplo, assinatura da Internet, tempo com o computador ligado e espaço em disco utilizado para armazenar a mensagem. Exatamente, por motivos econômicos, que você nunca deve enviar mensagens que não sejam extremamente úteis ou que não foram solicitadas, esses tipos de mensagem sempre não são bem-vindos.

20. Ao encaminhar uma mensagem verifique se você não o está fazendo para a pessoa que a enviou. É desagradável ver que a pessoa é desatenta ao tratar das suas mensagens. Também ao encaminhar para um grupo de pessoas certifique-se de que a pessoa que enviou a mensagem para você não esteja na lista.

Dica final: Crie um grupo ou uma comissão para tratar os casos omissos, não precisa ser um cargo, mas delegue a função de moderador para alguém realmente moderado, que irá, na medida do possível, determinar como reagir e quais providências tomar. Não tome decisões por conta própria sem ter a certeza de que isso não irá prejudicá-lo, prejudicar a imagem da empresa ou ofender alguém.

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